Деловые и частные мероприятия - повод писать письма! На что следует обратить внимание при составлении и форматировании деловой почты. Предложения и напоминания или факсы и электронные письма: несмотря на телефон, вы, как бизнесмен, должны иметь возможность общаться в письменном виде. Но хорошие деловые письма могут сделать еще больше. Вы производите положительное впечатление на адресата и выгодно освещаете свою компанию. В этом отношении они также являются рекламным носителем. Пишите четко и по-современному Что такое хороший стиль письма? Прежде всего - держитесь подальше от повернутых, прикрученных и жестких фраз! Ваш пост должен отличаться по содержанию и языковой корректности, а также по современным формулировкам. Клиент или поставщик - сформулируйте это просто и ясно. И: рассмотретьчто тон письма должен соответствовать случаю письма и получателю. Вы пишете в налоговую инспекцию иначе, чем друг вашего друга, напоминание звучит иначе, чем поздравление на свадьбу. Пишите вежливо Вместо того, чтобы использовать, казалось бы, галантные фразы («Я позволю себе вежливо отметить»), истинная вежливость в стиле букв выражается в спокойных, фактических формулировках. Избегайте слов-наполнителей и переходите прямо к делу. Таким образом, такой закон, как «Со ссылкой на ваше письмо, мы можем сообщить вам, что мы согласны с вашими предложениями». Гораздо более вежливо и ясно: «Спасибо за ваше письмо. Мы согласны с вашими предложениями ». Обычная практика - использовать существительные инфляционно. Это выглядит жестким и бюрократическим. Используйте связанный туннель. Например, «выполнить» - это просто «выполнить», «кредит» - просто «кредит». Сначала подумайте, затем напишите Чистый лист бумаги (или пустой экран) заставляет многих писателей нервничать. Вы можете упростить начало работы, задав себе следующие вопросы:
- Кто является адресатом моего письма?
- Почему я пишу?
- Чего я хочу достичь?
- Какой язык ему подходит?
- Как он ответит на письмо?
- Что он хочет знать?
- Что он знает
- Что для него важно?
Ответы на эти вопросы формируют основную структуру вашего письма - независимо от того, какой тип письма вы пишете. Письмо с предложением Если клиент запросил у вас предложение, письмо с предложением предлагает вам еще раз уточнить преимущества и преимущества вашего сервиса. Это особенно важно для стандартизированных описаний услуг, которые всегда имеют безличный эффект. Воспользуйтесь возможностью указать, например, услуги или специальные квалификации сотрудников. Вы также можете сделать дополнительные предложения или альтернативные предложения, которые не вписываются в фактическую смету. Сделайте это как можно короче и сделайте так, чтобы ваш потенциальный клиент мог ответить. Пишите о своей компании только в порядке, связанном с заказом, а также включайте брошюру о компании. Это производит хорошее впечатление, если вы суммируете дополнительные информационные материалы в папке. Напоминание (я) Как вы решительно помните оплату неоплаченного счета и по-прежнему решительно настроены как дружественные? Это главный вопрос при составлении напоминаний. Тон напоминания зависит от того, каковы ваши отношения с этим деловым партнером и сколько раз вы уже напомнили ему об оплате. В напоминании о платеже вы можете даже использовать письмо, чтобы продемонстрировать свои навыки обслуживания - с такой фразой: «Возможно, вы недовольны нашей работой? Тогда наш мистер Мейер будет рад поговорить с вами.«Однако, пятое напоминание может быть только об успешном истребовании неоплаченной суммы. Напоминание о платеже должно содержать следующие компоненты:
- Адрес / дата
- Наименование доставленных товаров или услуг
- приветствие
- Спасибо за заказ или заказ
- Дружеское напоминание с датой выставления счета
- Наименование суммы и банковские реквизиты
- Привет / личная подпись
Со второго напоминания следуйте этой схеме:
- Адрес / дата
- 2-е (и т. Д.) Напоминание
- приветствие
- Дата последнего напоминания (ей), дата выставления счета, срок оплаты
- Конкретный и фактический запрос на оплату
- Ссылка на заявку на платежное поручение или на юридический процесс.
- Дата оплаты
- Привет / личная подпись
Избегайте морализирующих утверждений или угроз во всех предупреждениях. Просто укажите, что происходит, если ваш клиент не платит: «Если мы не получим сумму до 8 октября 2006 года, мы отправим вам уведомление с напоминанием». Тогда вы также можете обойтись без таких предложений, как «Мы чувствуем себя обязанными …» «Или«… вынудить нас принять правовые меры ». Ответ на жалобы Жалобы неприятны. Но они также предлагают вам возможность превратить жалобу в позитивное обслуживание клиентов при личном контакте. Письменный ответ на жалобу имеет то преимущество, что вы можете спокойно обдумать свой ответ. Прежде всего, вам должно быть ясно, является ли это обоснованной жалобой, случаем сомнения или необоснованной жалобой. В первом случае вы встретите запрос вашего клиента. Во втором вы делаете встречное предложение, которое проясняет вопрос. Самый хитрый момент - третий: здесь вы должны решить, категорически ли вы отклоняете жалобу или, тем не менее, признаете ее по деловым или личным причинам. Но всегда проверяйте, что для вас важнее: правильно или удержать клиента? Используйте следующую структуру, чтобы сформулировать ответное письмо:Вы правы или держите клиента? Используйте следующую структуру, чтобы сформулировать ответное письмо:Вы правы или держите клиента? Используйте следующую структуру, чтобы сформулировать ответное письмо:
- Адрес / дата
- Указание службы, к которой относится жалоба / дата подачи жалобы
- приветствие
- Сначала сформулируйте пункты, в которых вы согласны с клиентом, и, таким образом, обратитесь к письму клиента.
- Повторите низкую производительность с точки зрения клиента
- Объективно прокомментируйте жалобу
- Ответить на запрос клиента или
- Предложить другое решение
- Привет / личная подпись
Ваш убедительный ответ на жалобу свободен от обвинений, иронии и инструкций, таких как «Даже вас могут знать …». Дайте клиенту возможность передумать «не теряя лица». Цель состоит в том, чтобы после прочтения вашего письма он подумал: «Я не видел вопроса с этой точки зрения». Публикация в личных случаях. Как вы можете лучше выразить свою связь с вашим клиентом после окончания заказа, чем с помощью частных писем? Многие ремесленные предприятия включили поздравительную открытку в свой репертуар. Но и для свадеб, крестин и утрат, сотрудники или особенно близкие клиенты ожидают от вас правильных письменных слов. В частной сфере применяется эмпирическое правило: пиши лично,отличительный и честный - и также сформулируйте это просто и ясно! И поскольку первое предложение всегда самое трудное, вот несколько примеров:
- Поздравляем: «Мы также хотели бы сердечно поздравить вас: здоровья, радости и успехов - мы желаем вам этого!»
- Рождение: «Мы с нетерпением ждем рождения вашей дочери. Поздравляю!"
- Свадьба: «Вы, конечно, давно ждали этого особенного дня. Желаем вам, чтобы это было незабываемо! »
Правила расположения букв Для правильных деловых писем необходим правильный, четкий и унифицированный дизайн соответствующих типов букв. Создайте обязательные шаблоны для вашей компании.
- Убедитесь, что поля текста письма совпадают с полями печатного бланка вашей деловой газеты.
- Обеспечьте поле не менее 2,5 см слева и 2 см справа. План не менее 2,5 см от верха и низа края бумаги.
- Укажите от одного до максимум двух шрифтов для вашей корреспонденции. Уловки с разными типографиями только сбивают с толку!
Проверенные шаблоны писем Письма легче писать, если имеется соответствующий шаблон. Многие клубы клиентов предлагают своим членам большое количество писем, связанных с событиями, от подтверждения заказа до напоминаний и ответов на жалобы и поздравлений. Контакт: Brillux KundenClub Kerstin Dieckmann Postfach 1640 48005 Münster Тел.: (0251) 7188-731 Факс: (0251) [email protected] www.brillux.de