В связи с оцифровкой и нехваткой квалифицированных работников ремесленные предприятия должны пересмотреть многие процессы. Подходящие программные решения оказывают значительную помощь, как показывает пример покрасочной компании Guder из Hoya.
Автор: Керстин Мозер | Фотографии: Мозер
Учеба в качестве художника, бизнес-исследования, работа в оптовой торговле: Ян-Оле Гудер уже немного продвинулся в своей жизни. Он занимался живописью своего отца три с половиной года. Богатые впечатления, опыт и, прежде всего, знания. «Сегодня ремесленные предприятия должны быть привлекательными для клиентов и сотрудников», - объясняет 29-летний юниор. Привлекательность начинается с удачной внешней презентации, для которой записи в телефонной книге уже давно недостаточно.
Время оценки затрат от руководителя, которые печатает машинистка с пишущей машинкой, прошло. Гудер постепенно оцифровывает процессы внутри компании. «Когда я нашел программное обеспечение с классическими функциями DOS, я подумал, что все в порядке, мы должны что-то с этим сделать». С помощью устаревшей программы управления товарами стало возможным записывать только заказы и счета-фактуры - оцифровка отличается. «Мы хотели программу с большим потенциалом», - объясняет Гудер. Цель: «От первого запроса клиента до окончательного счета-фактуры мы хотим представить все процессы в цифровом виде». Все это с осторожностью, потому что не все процессы могут быть преобразованы в биты и байты в сделках. Но часто есть место для улучшения. Так же и с Гудером:«После завершения обучения в качестве художника и изучения оптовой торговли я пришел из компании, в которой я в электронном виде записывал каждый процесс и каждую статью. Я сейчас пытаюсь найти золотую середину здесь.
Постепенная оцифровка
С начала 2016 года компания и ее 25 сотрудников используют программное обеспечение MOS'aik craftman от Moser Software. Их модульная структура позволяет постепенно оцифровывать внутренние процессы.
Сердце MOS'aik - управление проектами и расчет. Все начинается с подготовки предложения, где Гудер может работать с шаблонами и читать статьи поставщиков. Это настоящее облегчение. У меня есть все статьи и протоколы заработной платы в системе, могу добавить доплаты и скидки. Все очень прозрачно ». Нельзя забывать: у Гудера простые заказы на обслуживание, которые начинаются с одного часа, и крупные проекты с продолжительностью до 800 часов.
На основе предложения Guder может создать график для своих сотрудников, чтобы они знали, сколько времени они могут занять для каждого заказа и что именно нужно сделать. «Вы получаете больше информации, чем раньше». А когда товары доставлены, с помощью программы можно создать накладную. Прорывы остались в прошлом. Подтверждение заказа, окончательный счет и другие необходимые документы также приходят с помощью программного обеспечения.
Рассчитано точно
Работать с GAEB также проще. Соответствующий интерфейс избавляет Гудера от большой работы: «Если приходят запросы на предложения от архитекторов, мне больше не нужно сидеть и пересоздавать всю спецификацию сервиса, а просто сохранять свои расчеты». Заинтересованная сторона получает точно рассчитанную цену и больше не оценивает, как перед. Открытость системы также зарекомендовала себя для Гудера в связи с налоговым консультантом и DATEV, который получает все документы в конце года одним нажатием кнопки.
Планируется дальнейшее расширение
В то же время программное обеспечение минимизирует количество бумаги в офисе. Гудер находит все документы, такие как предложения поставщиков, связанные в структуре проекта. Это особенно полезно для больших проектов с большим количеством предложений и большим количеством рисунков. Это означает, что практически нет бумаги в стопке, некоторые документы просто сканируются и затем становятся доступны в цифровом виде. Но: «В конечном счете, это не работает полностью без бумаги». Это в настоящее время все еще относится к записи времени. Цель состоит в том, чтобы команды записывали время и потребление для каждой строительной площадки, а затем отправляли их вечером, чтобы данные были доступны в системе на следующий день. Это позволяет своевременно контролировать. Планируется также внедрение мобильных измерений, и Гудер надеется, что это не только облегчит работу, но и предоставит более точные данные еще до начала проекта.
Подробнее о:
bit.ly/2Inyng3
Джон-Оле Гудер
Требования к
программному обеспечению для мастеров столь же разнообразны, как и сами компании.