Социальное сотрудничество становится все более важной темой во многих компаниях: сотрудники используют группы WhatsApp для обмена идеями и бизнес-платформами для совместной работы. Как ИТ-эксперт, вы можете подумать, что электронная почта больше не является средством коммуникации.
Тем не менее, согласно исследованию Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW), более 80 процентов небольших компаний и 74 процента крупных компаний в Германии используют электронную почту для делового общения. В общей сложности 61 процент компаний используют электронную почту в сфере служебных коммуникаций, например, для ответа на запросы потенциальных клиентов и заказчиков. Поэтому эта электронная почта по-прежнему является отличным источником знаний и информации в повседневной деятельности.
Пять советов по работе с электронной почтой
Существуют различные способы следить за потоком писем в почтовом ящике и расставлять приоритеты в соответствии с важным содержанием. Первый начинается со списка рассылки: кому я должен задать «AN» при составлении электронного письма, а кому - «CC»? Использование или создание подходящего списка рассылки для отправляемого письма должно быть само собой разумеющимся. Ведь информация в почтовых ящиках принадлежит только тем, кто может что-то делать с данными и фактами. Поэтому желательно заранее подумать о том, кто получит электронное письмо в «AN» и «CC». Этого достаточно, чтобы отправить сообщение различным адресатам.
1. Выберите правильного дистрибьютора
Если для сотрудника установлено значение «CC», он должен «принять к сведению электронное письмо». Речь не идет о том, чтобы этот адресат сразу же прочитал письмо. Коллега может узнать о содержании письма и действовать соответственно. Однако «АН» должен немедленно прочитать сообщение. «AN» указывает, кто является фактическим адресатом электронной почты. Для этой группы получателей могут быть задачи, которые они должны оперативно решать.
2. «Важно» как предмет дополнения - когда использовать?
Тематическое дополнение «важно» следует использовать с осторожностью. Если сотрудник использует его слишком часто, подсветка электронного письма не будет работать. Отправленный по почте коллега читает важную электронную почту слишком поздно. Или получатель излишне оторван от составления письма или другой деятельности, потому что появляется окно почтовой программы с сообщением «Важно».
3. Разумно спроектируйте хранилище почты
Если электронные письма содержат соответствующую информацию, вы должны иметь доступ к ним в любое время. Для этого почтовому ящику нужна разумная подача. С помощью папок и подпапок в почтовом ящике различные действия и темы могут быть разделены и отсортированы. Проблема: если сотрудник создает такие небольшие папки, поиск определенного письма может занять много времени. Поэтому сотрудники должны создавать разные папки и подпапки, но спросите себя: нужно ли мне много таких специальных папок или я могу хранить различные темы и координаторы в одной папке?
4. Следите за временем
В этом контексте ключевое слово тайм-менеджмент играет важную роль. Начало обработки самого старого письма не всегда полезно. Обычно несколько писем накапливались по одной теме. Те, кто только читает и отвечает на самое старое сообщение, рискуют ответить на вопросы, которые давно выяснены. Однако при входе по последней почте общий контекст для понимания электронной почты может отсутствовать, если не все более старые ответы включены ниже в это сообщение. Когда сотрудники возвращаются из отпуска, обработка электронных писем должна начинаться с самой старой или самой последней электронной почты, в зависимости от структуры электронной почты. Чтобы получить содержательный обзор, также может иметь смысл сортировать электронные письма по разговору и работать через блок.
5. Четкий предмет - полдела
Поиск информации и электронных писем в почтовом ящике не должен занимать много времени. Четко сформулированный предмет приобретает все большее значение. Автор писем должен всегда корректировать тему, а не просто нажимать кнопку ответа. Участники почтового трафика могут позже найти электронную почту с ключевым словом и сэкономить время для более важных рабочих задач.
Содержание статьи:
- Страница 1: Пять советов против потока писем
- Страница 2: электронная почта будущего сегодня
Следующая страница