Ральф Хёрнер из мастерской маляра Hörner Colorativ GmbH: административные усилия были слишком велики - нужно было найти новое решение для регистрации времени. Мастер-художник Ральф Хёрнер и его команда уже оставили свой след в крытом бассейне со свежими морскими красками и веселыми рыбными мотивами. Конечно, в дополнение к таким обширным проектам, есть также много небольших заказов, которые можно выполнить максимум за один день. Они требуют относительно больших административных усилий по сравнению с более крупными проектами. Потому что и здесь измерения, предложения, подтверждения заказа и счета должны быть записаны, а рабочее время записано и задокументировано. Еще несколько месяцев назад график работы Colorativ был другим. Пять сотрудников и стажеры заполнили табели учета рабочего времени,которые затем были внесены в почасовые записи самим боссом в начале недели. «Экономия скольжения» означала много работы. Начало хорошо подготовлено В ноябре прошлого года Hörner представила мобильную регистрацию времени для своих сотрудников. Как и прежде, только два стажера записывают свои рабочие часы на расписаниях. Художник и его жена Даниэла хорошо подготовили старт: в начале была небольшая тренировка для всех. Там он не только познакомил своих людей с работой сотовых телефонов и получением данных, но также показал ему один раз автоматический способ бронирования с сотового телефона через сервер на центральный компьютер в офисе. Первоначальные опасения сотрудников относительно возможности манипулирования электронно записанными данными были быстро развеяны. Затем Ральф Хёрнер установил тестовый заказ на сотовые телефоны, чтобы каждый мог опробовать заказы в прямом эфире в выходные и записать рабочее время. Приложение, которое также было недавно настроено для его iPhone, было особенно полезно для босса: «В эти выходные я смог использовать интегрированный обзор сотрудников, чтобы отслеживать, как прошли тестовые заказы рабочего времени. Все стремились сделать что-то и старательно заказывали «рабочее время», «перерыв», «время настройки» и т. Д. Для тестового проекта. Очевидно, что они с самого начала хорошо ладили с системой ». Даниэла Хёрнер соглашается:« Это был огромный плюс, что мы получили пробную версию программного обеспечения в течение нескольких недель и смогли сами оценить его качество.«С помощью программного обеспечения WinWorker данные, зарезервированные через сотовые телефоны, отправляются как на ПК в офисе, так и параллельно на iPhone, где показывается, какой сотрудник в данный момент занимается какой деятельностью. «Это дает мне оптимальный обзор. При наших меньших заказах мне обычно приходилось спрашивать по телефону, как далеко находится сотрудник, могу ли я использовать его на другой стройке. Это было громоздко и немного раздражало клиента. Теперь я просто смотрю на свой iPhone и могу видеть текущее состояние строительных площадок с точностью до минуты и планирую соответственно », - говорит Ральф Хёрнер. На этапе недельного тестирования на мобильных устройствах также были записаны заметки, а на всякий случай - также расписания. Это работало безупречно, так что через неделю рабочее время было записано только в электронном виде. Оценка сотрудников Само собой разумеется, что каждый из их постоянных сотрудников получил мобильный телефон компании: «Я выражаю определенную благодарность своим людям. И я обнаружил, что они очень ответственно относятся к устройствам и делают только деловые звонки. Там у нас действительно хорошие доверительные отношения ». Вначале у Ральфа Хёрнера все еще оставались небольшие опасения среди старших сотрудников, что они найдут новую технологию немного сложнее:« Но проблем не было вообще. Благодаря простоте в обращении все сразу поправились ». Сотрудник Хайко Веллер вспоминает первые попытки новой системы:«Сначала это было необычно в первые несколько часов, но потом я сделал несколько заказов дома - и затем все прошло гладко. Когда я прихожу на работу, я подключаюсь к своему мобильному телефону, нажимаю кнопку в начале перерыва и снова завершаю его - и готово ». Фотографии и голосовые сообщения Команда Hörner часто проводит ремонтные работы в жилых комплексах. Одна вещь особенно практична не только там: если непредвиденная дополнительная работа требуется, менеджер сайта может быстро сделать фотографию с камерой, встроенной в сотовый телефон. «Затем они записывают короткое голосовое сообщение, например:« Снята полистирольная крышка, три часа ». Тогда вам не нужно ходить с заметкой, которую вы можете не найти через два дня … », - говорит он с улыбкой. Голосовое сообщение сразу же интегрируется в файл в папку проекта. Получив эту справочную информацию, Хёрнер затем пишет отчеты в программном обеспечении WinWorker. Сотрудники могут сосредоточиться на самом главном - творческой живописи. Хорн хочет получить максимальную отдачу от записи времени, поэтому он использует записанные данные для своего пост-расчета. «Я не получаю расчет, не сделав сравнение с целью. Моя жена всегда вносит материалы и их стоимость в журнал материалов WinWorker. Вместе с данными из мобильной системы регистрации времени это обеспечивает лучшую основу для хорошего обзора цифр - вам всегда нужно быть в курсе ». Серьезная экономия времени Через несколько месяцев,эта мобильная запись времени экономит ему не менее двух-трех часов в неделю. «Раньше я печатал расписания по утрам в понедельник, и иногда мне приходилось отчаянно читать неразборчивые надписи на заметках или ошибки при наборе. Ральф Хёрнер видит еще одно преимущество в распределении заказов на стройках. Активные проекты с номерами проектов переносятся на мобильный телефон, и заказы на рабочее время всегда выполняются именно для этого проекта. «С блоком улиц с тремя одновременными строительными проектами, например, на Шиллерштрассе 6, 8 и 10, заказы четко назначены для правильной строительной площадки. Путаница, как и в прошлом, когда в расписании сказано только «Шиллерштрассе», невозможна ». Заключение Ральфа Хёрнера:«Благодаря программному обеспечению WinWorker и мобильной записи времени я сэкономил много времени, особенно благодаря небольшим заказам. По сравнению с ручной записью, это значительно облегчает операционный процесс».
ПРАКТИЧЕСКИЙ ПЛЮС
Художественная мастерская Hörner Colorativ GmbH работает с ориентированными на будущее и экологичными материалами. Мастер живописи Ральф Хёрнер, его жена Даниэла и пять постоянных сотрудников находятся в движении, когда дело доходит до дизайна интерьера и фасада. Хёрнер использует программное обеспечение WinWorker в своей компании уже несколько лет. В дополнение к написанию измерений, предложений и счетов-фактур, он использует программу для записи материала и часов - а также для пост-расчета. С осени 2011 года рабочее время записывается с помощью WinWorker Mobile Time Recording через мобильный телефон. Приложение WinWorker предлагает руководителю обзор текущей деятельности сотрудников, просмотр документов WinWorker и прямой доступ к адресам клиентов, даже на ходу. Художественная мастерская Hörner Colorativ GmbH Becherlehenstraße 29/1 73527 Schwäbisch Gmünd Тел.:(07171) 72696 www.colorativ.de WinWorker Software Тел.: (02823) 4256-200 www.colorativ.de