Несколько месяцев назад босс Tesla Элон Маск сделал заголовки, в которых просил своих сотрудников оставлять встречи и конференц-звонки, которые были слишком длинными или слишком неудачными. Его аргументация: не выходить из собрания - это грубо, но тратить время на других. Для многих это звучит как музыка для их ушей, потому что разрастание собраний является убийцей производительности во многих компаниях. Согласно исследованию, 71% менеджеров считают встречи в своих компаниях слишком неэффективными. Есть много советов: определите повестку дня, придерживайтесь времени, определите цели и обязанности, остановитесь во время встречи и т. Д. Однако многие из этих советов не доходят до сути проблемы, потому что часто происходит фундаментальное изменение в культуре встречи,а также его постоянное соответствие необходимым, а не просто новый набор инструментов. Но что вы можете изменить, чтобы сделать встречи короче, более продуктивными и более вдохновляющими?
1. Определите статус-кво и выведите из него меры оптимизации
Чтобы иметь возможность изменить состояние, вы должны сначала знать это. Поэтому важно узнать о положении дел у пострадавших участников собрания и выяснить, где и насколько сильно нажимает обувь. Это часто работает лучше всего в дискуссиях один на один. Однако, по крайней мере, актуальным является общее открытое обсуждение результатов. Важно, чтобы все члены команды были вовлечены и могли внести свой вклад в решение, потому что иногда проблемы известны, но просто не сообщаются.
рабочее место
Как рабочее место влияет на сотрудников
В конце этого обсуждения должно быть соглашение о четких целях. Это может быть, например, установление выходного дня для собраний в неделю, как правило, сокращение количества собраний в неделю или критический вопрос о том, кто на самом деле должен присутствовать на регулярной основе, и какие традиционные привычки следует пересмотреть. Количество «пробелов», полученных в календаре, позволяет сотрудникам сосредоточиться на сложных задачах без перерыва и, следовательно, работать более продуктивно. Не забывайте: регулярно проверяйте свои цели. Что работает, что не работает, где вы должны это настроить? Что еще мы можем сделатьразвиваться как команда? Поскольку ограничение количества встреч не должно приводить к сокращению общения в команде - нужно своевременно думать о других значимых формах обмена информацией.
2. Привлекать модераторов
Хотя онлайн-встречи имеют много преимуществ, таких как участие удаленных членов команды или специальное голосование в разных местах, их относительная анонимность также может сделать их проблемой общения. Хороший модератор может творить чудеса здесь. Модераторы должны вмешиваться, если тема выходит из-под контроля, незапланированные темы занимают слишком много места, или если участник монополизирует время выступления, а другие не говорят или не участвуют в беседе. Хитрость заключается в обеспечении соблюдения правил, не подавляя гибкость и креативность. Имеет смысл ввести принцип ротации для модераторов собрания, чтобы распределить ответственность и привлечь всех участников на равных основаниях. Мощное решение для онлайн-встреч,который интуитивно понятен в использовании, обеспечивает простую передачу веб-камер и предотвращает технические неполадки.
СОВЕТ ПО СЕМИНАРУ На семинаре «Agile Leadership» участники узнают о гибких ценностях, методах работы и методах применения в интерактивных упражнениях, семинарах, основных выступлениях и дискуссиях с опытными коллегами.
Следующая информация
3. Устранить отвлекающие факторы
Многие встречи также бесполезны, потому что половина участников одновременно проверяют электронную почту на своем смартфоне или ноутбуке, и только половина из них присутствует в уме. Эти участники не только пропускают обсуждаемый контент, но и не вносят конструктивный вклад и могут даже отвлекать других. Четкое регулирование «технология, которая не нужна на совещании, остается снаружи», вероятно, вызовет недовольство во многих случаях, но приведет к значительно более коротким и продуктивным собраниям.
4. Определите следующие шаги
После встречи должно быть четкое резюме результатов и следующих шагов с четким временем и обязанностями. Это также повестка дня следующей встречи. Такой структурированный подход также помогает выявить узкие места и, при необходимости, перераспределить ресурсы внутри группы. Здесь особенно важно регулярно выполнять эту процедуру и не дать ей размолоть. Перед встречей уже должно быть четко определено, кто возьмет на себя задачу составления протокола, в идеале также в соответствии с принципом ротации.
5. Попробуйте новые подходы
Многие встречи также наносят урон, потому что они состоят из силовых баталий, в которых спикеры читают содержание слайдов вместо того, чтобы свободно говорить или всегда разговаривать с одними и теми же людьми. В худшем случае половина команды уже приняла участие в презентации и знает это наизнанку - здесь запрограммировано отключение умственного режима. Вы можете исправить это, например, оставив знакомые полосы и выступая с презентациями в соответствии с принципом Печа Куча. Термин - и метод - происходит от японского языка и означает что-то вроде «в чате». Идея, лежащая в основе: у вас есть ровно 20 слайдов, с каждым из которых вы можете разговаривать ровно 20 секунд, то есть общее время выступления составляет 6 минут и 40 секунд. Хитрость: каждый слайд показывает только одну фотографию, а текст полностью за кадром.
У этого есть несколько преимуществ, потому что, с одной стороны, ораторы должны приложить усилия, чтобы спроектировать свою лекцию таким образом, чтобы она была одновременно захватывающей и интересной; с другой стороны, все остальные должны слушать более внимательно. Приятный жест среди коллег: вставьте речь в заметки PowerPoint, чтобы вы могли переслать их позже и перечитать важные моменты. Даже если этот метод не может последовательно применяться на каждом собрании и, например, не идеально подходит для представления деловых данных, он помогает сосредоточиться на основных моментах. И просто попробуйте что-то другое.
Карьера
Начальное исследование: сколько вы действительно зарабатываете
С помощью этих подходов можно направить и без того ядовитую культуру встреч в компании на новые пути - и, таким образом, сделать встречи более ценными, а не трата времени. Потому что, если вы все сделаете правильно, встречи могут стать отличным катализатором изменений в структуре и оптимизировать командную работу в долгосрочной перспективе.
* Шарин Гаттунг, старший региональный менеджер по маркетингу DACH, отвечает за маркетинг и генерацию лидов для областей онлайн-сотрудничества, обслуживания клиентов и взаимодействия, а также за управление паролями для региональной команды продаж в LogMeIn.
Этот пост изначально был опубликован на нашем партнерском портале marconomy.