Если у дня слишком мало часов … Томас Шельд Есть компании по покраске, которым требуется несколько недель, чтобы наконец выставить счет за выполненную работу. Бюджетные счета, конечно, написаны, но 10 или даже 20 процентов от общего счета, который все еще открыт в конце рабочего дня, остается открытым в течение длительного времени. Окончательный счет остается необработанным. Эти компании давно знают, что это влияет на ликвидность компании. И тот факт, что клиент, которому пришлось ждать несколько недель или даже месяцев, чтобы получить свой окончательный счет, занимает немного времени, чтобы платить с чистой совестью, также обошел стороной. Но почему компании ничего не делают с этим? Причиной часто является просто нехватка времени. Завершение биллинга зависит от какой-то мелочи. И часто просто нет времени, чтобы сделать последние - часто маленькие - шаги к окончательному урегулированию. Нехватка времени является большой проблемой во многих компаниях. Управление временем Кто не хочет экономить время? Кто не хочет иметь возможность работать более эффективно? В этот день слишком мало часов для многих предпринимателей (и не только для них). Но что вы можете с этим поделать? Решение называется «управление временем», то есть лучше и, прежде всего, осознанно распоряжается имеющимся временем. И эта дисциплина далеко не нова. Есть бесчисленное множество книг, статей и семинаров, посвященных тому, как сделать больше с вашим временем. И еще есть много советов и еще больше инструментов. Не волнуйтесь, мы не хотим повторять все здесь. Потому что это часто помогает кратко подумать очто ты на самом деле делаешь. Время относительно. Есть люди, которые, кажется, всегда имеют время, а другим постоянно не хватает времени. И часто люди, которые, кажется, всегда успевают, делают до конца дня столько же или намного больше, чем те, кто испытывает стресс во времени. Как это работает? Прежде всего, важно признать, что время - это относительный термин. Час может быть длинным или ужасно коротким. Представьте, что вы хотите путешествовать на поезде, а поезд опаздывает. Час ожидания кажется вам вечностью. А теперь представьте, что через несколько лет вы снова увидите старого друга. Есть много чего рассказать, и час это только мгновение. Так что это зависит от вашего личного отношения к «времени». Ваше отношение влияет на ваше чувство времени. Другими словами: тот, кто думает, что у него нет времени, не имеет времени. Поэтому, если вы встаете утром и говорите себе: «Как я должен делать всю свою работу сегодня», тогда у вас есть стресс. Проблема стресса во времени хорошо известна из психологии: в стрессовых ситуациях люди сосредотачиваются, прежде всего, на препятствиях и напрягают их. Блокирует стресс. Так что сделай это по-другому. Скажите себе: «У меня впереди целый день, я могу его использовать и определенно многого достичь». Важно и в спешке Если у вас много задач, вам нужно решить, что делать в первую очередь. Принимая это решение, многие люди руководствуются собственными предпочтениями или другими совпадениями, а не тем, что важно, и спешат. Давайте вспомним наш первоначальный пример. Работы там завершены, но клиенты не получают окончательный счет. А теперь, положа руку на сердце: сколько художников вы знаете, кто любит проводить замеры или проверять промахи директора? Это «сухая» работа в офисе, и встреча с клиентом или посещение строительной площадки действительно веселее. Поэтому популярные задачи «сухой» офисной работы предпочтительнее. Но это неправильно, потому что имеет больше смысла выставлять счет за законченную работу и получать за нее деньги, чем писать предложение о новой работе, которая затем никогда не будет сдана в эксплуатацию. Приоритет решает порядок задач. И применяется следующее: есть срочные задачи, которые ограничены во времени и должны быть выполнены вовремя. И есть важные задачиэто выгодно и, следовательно, ценно. Если вы разделите все задачи таким образом, вы можете упростить задачу с различием:
- Вы немедленно решаете важные и неотложные задачи.
- Вы будете выполнять важные, но не срочные задачи, как только у вас будет время.
- Вы можете уверенно делегировать неважные задачи, которые спешат. Они не принадлежат на вашем столе.
- Вы не справляетесь с неважными и поспешными задачами вообще. Они принадлежат в корзину.
Правило 80-20 Если вы наблюдаете, как люди выполняют задания, вы всегда обнаружите, что доступное время также израсходовано. Например, представьте, что кто-то хочет написать письмо и планирует час для него. Он быстро записывает свои мысли и через двадцать минут первый черновик готов. Он содержит все, что должно быть сказано. И теперь пришло время «сделать его идеальным». Составы проверены снова и сделаны немного "круглее". Вставьте немного сюда, нарисуйте что-нибудь там и измените что-то там. Это действительно имеет смысл? Конечно, индивидуальный случай здесь имеет решающее значение. Тем не менее, для большинства задач, которые мы должны делать ежедневно,что с 20 процентами усилий, 80 процентов решения уже достигнуты. Для оставшихся 20 процентов раствора требуется дополнительное усилие в 80 процентов. Вот почему вы всегда спрашиваете себя, не можете ли вы быть удовлетворены 80-процентным решением. Возможно, 80 процентов - это намного больше, чем вы ожидаете. И тогда вы действительно сэкономили время. Перфекционизм иногда необходим, но иногда вреден. Это зависит от ситуации. Поток информации Конечно, это также относится к большому количеству информации, которая течет каждый день. Возьмите вашу ежедневную почту, например. Сколько из того, что вам посылают, действительно важно для вас? Сколько из этого вам действительно нужно прочитать? И сколько из этого стоит подобрать? То же самое относится ко всему остальному,это происходит вокруг вас каждый день: вам действительно нужно знать все подробно? Вы действительно должны быть всегда доступны? Честно говоря: если на одной из ваших строительных площадок возникает технический вопрос, то вы часто не можете принять правильное решение, если не находитесь на площадке. Так почему ваш сотрудник должен звонить вам в таком случае? Конечно, было бы лучше, если бы вы квалифицировали своих сотрудников, чтобы они могли принимать собственные решения на месте. Или подумайте обо всех электронных письмах, которые вы получаете каждый день. Сколько из этого принадлежит в корзину для мусора? Когда спрашивают, есть ли у кого-то время, вы обнаруживаете, что те, у кого нет времени, много делают для того, чтобы не иметь времени. Бессознательно, конечно. Поэтому стоит подумать о том, кто выливает вам информацию и кого вы тоже перегружаете. Эффективно использовать время - значит концентрироваться на одной вещи за раз. Если вы планируете написать окончательный счет-фактуру в нашем первоначальном примере, а затем вас будут беспокоить три раза за полчаса, которые вам действительно нужны для этого, тогда времени будет недостаточно. Или подумайте о тех временах, когда вы действительно непродуктивны. Например, если вы проверяете свои строительные площадки на месте, вы проводите несколько часов неиспользованного времени в машине каждый день, проезжая от строительной площадки до строительной площадки. Это время, когда вы скучаете по вечерам, и строительные площадки можно контролировать более эффективно, используя современные методы. Не торопитесь, чтобы подумать о том, что вы делаетеэто важный подход. Возможно, самый важный на всех. Потому что только те, кто уделяет время тому, чтобы подумать о том, что они делают, могут изменить свои собственные действия. И это изменение создает время. Так что тайм-менеджмент в значительной степени самоуправление. Вот почему вы всегда уделяете время себе и переосмысливаете свой день и свои задачи. Китайская пословица описывает это так: «Если вы спешите, идите медленно. Если у вас нет времени, сделайте перерыв ". Вот почему вы всегда уделяете время себе и переосмысливаете свой день и свои задачи. Китайская пословица описывает это так: «Если вы спешите, идите медленно. Если у вас нет времени, сделайте перерыв ". Вот почему вы всегда уделяете время себе и переосмысливаете свой день и свои задачи. Китайская пословица описывает это так: «Если вы спешите, идите медленно. Если у вас нет времени, сделайте перерыв ".
компактный
Время, безусловно, самый важный ресурс в повседневной жизни. Однако то, имеет ли кто-то время или ему всегда не хватает времени, во многом зависит от внутренней позиции. Thomas Scheld c / o CATS-Soft GmbH Eigenroder Straße 1 35075 Гладенбах Тел.: (06462) 9374-0 Факс: (06462) 9374-30 [email protected] www.cats-soft.de